ManpowerGroupin kansainvälinen tietosuojakäytäntö

 

Tämä tietosuojaseloste toimii viitekehyksenä ManpowerGroup Oy:n keräämille henkilöstötiedoille lain sekä Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännösten mukaan.

Voimaantulopäivä 25.5.2018

Rekisterinpitäjä on ManpowerGroup Oy, jonka rekisteröity toimipaikka on osoitteessa Kaivokatu 6, 00100 Helsinki. Rekisterinpitäjä hallinnoi ja käsittelee kerättyjä henkilötietoja.  Lisäksi rekisterinpitäjän tytäryhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tai jakaa niiden hallinnointivastuun.  

Tämä tietosuojaseloste koskee (1) työnhakijoitamme sekä urapalveluidemme asiakkaita, (2) asiakkaalle vuokrattuja työntekijöitä tai asiakkaillemme työtehtäviin asetettuja henkilöitä tai sellaisia henkilöitä, joille tarjoamme uudelleensijoittumis- tai uramuutospalveluita, (3) täällä lueteltujen sivustojen tai sovellusten ("verkkosivustot") käyttäjiä sekä (4) liikekumppaneidemme, asiakkaidemme ja toimittajiemme edustajia. Tätä käytäntöä ei sovelleta ManpowerGroupin pääkonttoriin eikä eri maissa työskentelevään henkilöstöön, jonka ManpowerGroup on palkannut ja joka työskentelee suoraan ManpowerGroupin palveluksessa eikä ManpowerGroupin asiakkaan palveluksessa.

Tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiemme henkilötietojen tyypit ja se, miten käytämme tietoja, miten käsittelemme tietoja, kauanko säilytämme tietoja, kenen kanssa jaamme tietoja, kenelle tietoja siirretään sekä ne oikeudet, joita yksilöillä on henkilötietojensa käytön suhteen. Kerromme myös, miten voit ottaa meihin yhteyttä, jos haluat kysyä tietosuojakäytännöstämme tai käyttää oikeuksiasi. Tietosuojakäytäntömme voivat vaihdella kohdemaittain paikallisten käytäntöjen ja lakien mukaan. Voit tutustua paikallisiin ehtoihin maakohtaisten verkkosivujen kautta.

Alla olevista linkeistä pääset lueteltuihin osioihin:

Tietosuojaseloste

Kerättävät tiedot

Keräämme henkilötietoja monella tavalla, esimerkiksi verkkosivustojemme ja sosiaalisen median kanavien kautta, tapahtumissa, puhelimessa ja faksilla, työhakemuksista, rekrytointitapaamisista sekä vuorovaikutustilanteissa asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Voimme kerätä muun muassa seuraavia henkilötietoja (paikallisen lainsäädännön asettamissa rajoissa):

  • yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • käyttäjätunnus ja salasana, jos rekisteröidyt verkkosivustoillemme
  • ystäviesi tai muiden henkilöiden tiedot, jotka annat meille yhteydenottoa varten. (Rekisterinpitäjä olettaa, että nämä henkilöt ovat antaneet luvan yhteydenottoon); ja
  • muut tiedot, joita saatat antaa meille esimerkiksi kyselyissä tai
  • verkkosivustojemme yhteydenottolomakkeessa.

Lisäksi, jos olet asiakasyrityksessämme työskentelevä työntekijä tai työnhakija, joka hakee työpaikkaa tai luo tilin työpaikan hakemista varten, voimme kerätä seuraavia henkilötietoja (paikallisen lainsäädännön asettamissa rajoissa):

  • työkokemus ja koulutus
  • kielitaito ja muut työhön liittyvät taidot
  • sosiaaliturvatunnus, kansallinen henkilötunnus tai muu valtion myöntämä tunnus
  • syntymäaika
  • sukupuoli
  • pankkiyhteystiedot
  • kansalaisuus ja työluvan tila
  • etuuksiin liittyvät tiedot
  • verotukseen liittyvät tiedot
  • suosittelijoiden antamat tiedot; ja
  • ansioluettelon tiedot, urakehitykseen liittyvät tiedot ja muut tiedot työhön liittyvistä pätevyyksistä;

ja lain vaatimusten mukaan omalla suostumuksellasi:

  • toimintarajoitteet ja terveystiedot
  • huumetestien sekä rikosrekisterin ja muiden taustatietojen tarkastuksen tulokset.

Voimme lisäksi kerätä tietoja, joita annat muista ihmisistä, kuten hätätilanteissa yhteyshenkilöinäsi toimivista henkilöistä.

Kerättyjen tietojen käyttötapa

Rekisterinpitäjä kerää ja käyttää kerättyjä tietoja seuraaviin tarkoituksiin (paikallisen lainsäädännön asettamissa rajoissa):

a)     henkilöstöratkaisujen toimittaminen sekä ihmisten ja työpaikkojen yhdistäminen
b)     verkkotilien luominen ja hallitseminen
c)     maksujen käsitteleminen
d)     asiakas- ja toimittajasuhteiden hallitseminen
e)     mainosmateriaalien lähettäminen, hälytysten lähettäminen vapaista työpaikoista ja muu viestittäminen lain sallimissa rajoissa ja rekisterinpitäjän eväste- ja mainosselitteen mukaisesti (liitteenä viitteeksi)
f)      erikoistapahtumista, kampanjoista, ohjelmista, tarjouksista, tutkimuksista, kilpailuista ja markkinatutkimuksista tiedottaminen ja niihin osallistumisen hallitseminen lain sallimissa rajoissa
g)     tiedusteluihin ja valituksiin vastaaminen
h)     liiketoiminnan harjoittaminen, arvioiminen ja kehittäminen (myös palvelujen kehittäminen, tehostaminen, analysoiminen ja parantaminen, viestinnän hallitseminen, datan analysoiminen sekä kirjanpito-, auditointi- ja muiden sisäisten toimintojen suorittaminen)
i)       petoksilta ja muilta laittomilta toimilta, vaateilta ja velvoitteilta suojautuminen sekä niiden tunnistaminen ja estäminen; ja
j)       soveltuvien lainsäädäntövaatimuksien, alan keskeisten standardien, sopimusvelvoitteiden ja omien käytäntöjemme noudattaminen ja täytäntöönpano.

Kaikki tietojen käsittely tehdään erilaisin oikeudellisin perustein, joita ovat muiden muassa:

a)    rekisteröidyn suostumus tai erillinen suostumus, jos lainsäädäntö niin vaatii
b)    sen varmistaminen, että toimintamme vastaa lakisääteisiä sopimusvaatimuksia tai sopimuksen tekemiseen vaadittavia edellytyksiä, esimerkiksi henkilötietojesi käsitteleminen palkka- ja verovelvoitteiden täyttämisen tarkistamiseen
c)     rekisterinpitäjän oikeudelliset näkökohdat, esimerkiksi käyttäjälle verkkosivuston käyttöoikeuden antaminen palveluiden tarjoamiseksi. Lue täältä lisää näistä näkökohdista ja siitä, milloin käsittelemme tietoja tällä tavoin.

Jos työskentelet asiakasyrityksessämme tai olet työnhakija ja haet työpaikkaa tai luot tilin työpaikan hakemista varten, käytämme tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tietoja paikallisen lainsäädännön asettamissa rajoissa edellä lueteltujen toimintojen lisäksi myös seuraavissa tarkoituksissa:

a)     työllistymismahdollisuuksien ja työn tarjoaminen
b)     HR-palvelujen tuottaminen, etuusohjelmien, palkanmaksun, suorituskyvyn hallinnan ja kurinpitotoimien hallinta
c)     lisäpalvelujen tarjoaminen, kuten koulutuksen, uraohjauksen ja uramuutospalvelujen tarjoaminen
d)     arvioidessamme soveltuvuuttasi työnhakijana tiettyyn tehtävään; ja
e)     datan analysoiminen, kuten (i) työnhakijakannan ja yhtiömme asiakasyrityksessä työskentelevien tietojen analysoiminen, (ii) yksilöllisen suorituskyvyn ja ominaisuuksien arvioiminen, myös työhön liittyvien taitojen pisteytys, (iii) puutteiden tunnistaminen taidoissa, (iv) tietojen käyttäminen henkilöiden ja mahdollisten työtilaisuuksien yhdistämiseksi ja (v) tietovirran analysointi (rekrytointitoiminnan trendit).

Saatamme käyttää tietoja myös muilla tavoilla, joista ilmoitamme erikseen tietojen keräämisen yhteydessä tai ennen tietojen keräämistä.

Oikeudelliset näkökohdat

Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja tietyissä oikeudellisissa liiketoimintatarkoituksissa, joihin kuuluvat seuraavat:

  • palveluidemme/viestintämme tehostaminen, muokkaaminen, personoiminen tai muu parantaminen asiakkaidemme, työnhakijoidemme ja asiakkaidemme työntekijöiden hyväksi
  • petoksen havaitseminen ja estäminen
  • verkkosivujemme ja tietojärjestelmiemme turvallisuuden parantaminen
  • verkkosivukävijöiden käyttäytymisen parempi ymmärtäminen
  • suorat markkinointitarkoitukset
  • sinua kiinnostavien viestien välittäminen
  • tarjouskampanjoiden ja mainosten tehokkuuden määritteleminen

Aina, kun käsittelemme tietoja näihin tarkoituksiin, varmistamme, että oikeutesi on otettu täysin huomioon. Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, katso tarkemmin tästä(linkki kohtaan Oikeutesi rekisteröitynä). Muistathan, että jos käytät oikeuttasi vastustaa tietojen käsittelyä, tämä voi vaikuttaa siihen, miten pystymme toteuttamaan palveluitamme sinun eduksesi.

Kuinka käsittelemme ja suojaamme henkilötietoja

Käsittelemme kerättyjä henkilötietoja myös automaattisesti edellä määriteltyihin tarkoituksiin tietyn ajanjakson ajan, joka noudattaa sisäistä tietojen säilytyskäytäntöämme. Tällä varmistetaan, että henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista.

Käytössämme on hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimintoja, jotka on suunniteltu suojaamaan antamiasi henkilötietoja tuhoutumiselta, katoamiselta, muokkaamiselta, käsittelyltä, paljastumiselta tai käytöltä vahingossa, laittomasti tai luvattomasti. Henkilötietojen asianmukaisen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi käytämme seuraavia turvatoimia:

  • siirrettävien tietojen salaus
  • vahva käyttöoikeuksien hallinta
  • vahvistettu verkkoinfrastruktuuri
  • verkkosivujen valvontaratkaisut

Kerättyjen tietojen säilytysaika

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja järjestelmissä niin, että rekisteröityä ei voi tunnistaa pidempään kuin tiedon keräämisen tai käsittelemisen tarkoituksessa on tarpeellista.

Määritämme ajanjakson ottamalla huomioon seuraavat seikat:

  • kerättyjen henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuuden käyttäjälle tarjottavien palveluiden kannalta
  • varmistaaksemme rekisterinpitäjän oikeudellisten näkökohtien suojaamisen kuvatulla tavalla
  • tiettyjen oikeudellisten velvoitteiden olemassaolon, joiden vuoksi tietojen käsittely ja säilytys on tarpeellista tietyn ajan.

Tietojen jakaminen

Emme luovuta käyttäjistä kerättyjä henkilötietoja muulla kuin tässä tietosuojaselosteessa tai tiettyjen toimintojen yhteydessä annetussa erillisessä ilmoituksessa kuvatulla tavalla.  Voimme jakaa henkilötietoja toimittajien kanssa, jotka suorittavat yhtiölle palveluja ohjeidemme mukaisesti.  Emme anna toimittajille lupaa käyttää tai luovuttaa kerättyjä tietoja muissa tarkoituksissa kuin palvelujen tuottamiseksi yhtiön puolesta tai lainsäädäntövaatimusten täyttämiseksi.  Voimme jakaa henkilötietojasi (i) tytär- ja osakkuusyritystemme kanssa, (ii) työtilaisuuksia mahdollisesti tarjoavien asiakkaiden tai työnhakijoiden vuokraamisesta kiinnostuneiden asiakkaiden kanssa, jos olet työnhakija, ja (iii) muiden yhteistyökumppaneiden kanssa, kuten rekrytointikonsulttien ja alihankkijoiden kanssa, kun etsimme sinulle työtä.

Voimme lisäksi luovuttaa käyttäjästä kerättyjä tietoja, (i) jos laki tai oikeusprosessi niin vaatii, (ii) jos lainvalvontaviranomainen tai muu viranomainen esittää laillisen tietojen luovutuspyynnön ja (iii) jos tietojen luovuttaminen katsotaan välttämättömäksi tai tarpeelliseksi fyysisten vahinkojen tai taloudellisten menetysten estämiseksi tai epäillyn, tapahtuneen petoksen tai laittoman toiminnan tutkimiseksi. Pidätämme lisäksi oikeuden siirtää käyttäjistä kerätyt henkilökohtaiset tiedot liiketoiminnan tai omaisuuserien osittaisen tai kokonaan tapahtuvan myynnin tai siirron (myös yhtiön uudelleenjärjestelyn, lopettamisen ja konkurssin) yhteydessä.

Tietojen siirtäminen

Voimme myös siirtää käyttäjistä kerättyjä henkilötietoja alkuperäisen tiedonkeruumaan ulkopuolelle.  Näissä maissa ei välttämättä ole käytössä samanlaisia tietosuojalakeja kuin maassa, jossa käyttäjä alun perin antoi henkilötiedot. Suojaamme muihin maihin siirretyt tiedot tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla, ja siirto vastaa soveltuvaa lainsäädäntöä.

Voimme siirtää käyttäjästä kerättyjä henkilötietoja maihin, jotka voivat olla:

  • Euroopan unionin sisällä
  • Euroopan unionin ulkopuolella.

Kun siirrämme henkilötietoja Euroopan unionin sisältä Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseviin maihin tai kansainvälisiin organisaatioihin, siirto tehdään:

a)  Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella

b) jos tietosuojaa koskevaa riittävyyspäätöstä ei ole tehty, muilla laillisilla perusteilla (a) oikeudellisesti sitovan ja vahvistettavan, julkisviranomaisten tai -tahojen välisen instrumentin perusteella; (b) yritystä koskevien sitovien sääntöjen perusteella; (c) komission hyväksymien tietosuojaa koskevien vakiolausekkeiden perusteella (aiemmin mallilausekkeina tunnetut lausekkeet) jne.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 mukaan henkilöllä, josta tietoja kerätään ("rekisteröity"), on oikeus vedota seuraaviin oikeuksiinsa:

a)    Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa varmistaakseen, että niitä käsitellään lainmukaisesti.
b)    Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia hänestä säilytettävien virheellisten tai epätarkkojen tietojen korjaamista näiden tietojen oikeellisuuden suojaamiseksi ja niiden soveltamiseksi tiedonkäsittelyä varten.
c)     Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa hänestä säilytettävät tiedot ja että näitä tietoja ei enää käsitellä.
d)    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa hänestä säilytettävien tietojen käsittelemistä.
e)    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity saa häntä koskevat alkuperäiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä muodossa tai hän voi vaatia tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
f)      Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa koska tahansa henkilötietojensa käsittelyä eri perusteilla tietosuoja-asetuksen määrittelemissä tilanteissa ilman velvollisuutta perustella päätöstä.
g)    Oikeus olla joutumatta automatisoitujen yksittäispäätösten kohteeksi: Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
h)    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tarkemmin siinä EU-jäsenmaassa, jossa hän asuu, työskentelee tai jossa väitetty rikkomus on tapahtunut, jos rekisteröity on sitä mieltä, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuoja-asetuksen vastaista.

Aina kun henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, kuten tietosuoja-asetuksen artiklassa 7 määritellään, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa koska tahansa.

Jos tahdot lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, lue lisää Yhteydenotto-osiosta, joka on jäljempänä.

Ilmoitus Kalifornian asukkaille

Kalifornian asukkaat voivat tietyin rajoituksin pyytää yhtiötä toimittamaan heille (i) luettelon henkilötietojen tietyistä luokista, jotka olemme luovuttaneet kolmansille osapuolille suoramarkkinointia varten edeltävän kalenterivuoden aikana, ja (ii) asianomaisten kolmansien osapuolien tunnistetiedot. Kalifornian asukkaat voivat esittää pyynnön ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotto-osiossa esitetyllä tavalla.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta (mahdollisine liitteineen) voidaan päivittää ajoittain, mikäli tietosuojakäytäntöihimme tai lain vaatimuksiin tulee muutoksia. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista sivustoillamme. Jokaisen selosteen yläreunassa on tieto siitä, koska se on viimeksi päivitetty.

Yhteydenotto

Jos sinulla on tähän tietosuojaselosteeseen liittyviä kysymyksiä tai kommentteja tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä osoitteeseen:

Data Protection Officer
Rui Miguel Costa Pereira Dinis 
ManpowerGroup Oy
Lutakonaukio 1, Innova 4, FI-40100 Jyväskylä, Finland
Sähköposti: privacy@manpowergroup.fi